Gestione del tempo in 5 semplici passi

In questo articolo scoprirai come gestire il tempo in 5 semplici passi. Ma prima di partire, se te lo fossi perso, ti invito anche a dare una letta all’articolo sui 6 errori da evitare nella gestione del tempo.

Rifletto spesso sullo scorrere del tempo. Credo che, dopo il cavo delle cuffie anti-attorcigliamenti, la macchina del tempo possa essere l’invenzione più ambita dell’essere umano.

Un’area della mia vita che sento ancora di non controllare molto bene riguarda proprio la gestione del tempo.

A 17 anni pensavo di essere un highlander.
Eterno.
Invulnerabile.

Avrei avuto tutto il tempo necessario per fare ogni cosa che avrei voluto, nei modi che avrei voluto… Ehh 🙂

Astronauta
esploratore,
gondoliere. No, quest’ultimo no:)

Poi ti distrai un po’ facendo le tue cose e ti accorgi che hai 25 anni.
Chiudi gli occhi, li riapri e ne hai 30.
Ti svegli una mattina e ti accorgi che ne sono passati altri 5
E così via …

E la vita scorre come un film in background senza poterlo controllare, senza poter spingere il tasto “pausa” oppure mettere un bell’effetto rallenty 🙂
E ti accorgi di quanto importante sia il tempo.

Perché è importante saper gestire il tempo?

Molte persone si lamentano di non avere abbastanza tempo per le proprie attività eppure, come dice una citazione di  Jackson Brown, “hanno esattamente lo stesso numero di ore in una giornata che è stato dato a Michelangelo, Pasteur, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein”.

Una storia particolarmente utile nel trasmettere il valore del tempo è quella della “banca del tempo”.

La banca del tempo

Immagina una banca che ogni mattina versa sul tuo conto 86.400 euro e ogni notte cancella ogni euro che non hai utilizzato durante il giorno.
Che cosa faresti con quei soldi? Probabilmente li spenderesti fino all’ultimo centesimo, no?
Ognuno di noi ha questa banca. Il suo nome è tempo.
Ogni mattina, ci fa credito di 86.400 secondi.
Ogni notte li butta via, come persi, tutti quelli che non hai investito in buoni propositi.

Ogni giorno questa banca ti apre un nuovo conto. Ogni notte elimina quanto rimasto del giorno trascorso.
Se non utilizzi la cifra giornaliera che hai a tua disposizione, la perdita è tua.
Non puoi tornare indietro e non puoi avere prestiti per il domani.

Chiara la metafora no?:)

Ora che sai cosa conserva la banca più preziosa, la domanda è: come gestire al meglio questa “moneta”?

Gestione del tempo in 5 semplici passi

1) Utilizza una time log e scopri dove sprechi il tuo tempo

La prima cosa da fare per gestire il tuo tempo al meglio consiste nell’individuare con maggiore precisione quali sono le attività in cui lo sprechi di più .

Un buon modo per fare questo consiste nel registrare qualsiasi cosa tu faccia per una settimana per poi esaminare le tue note e vedere come usi (o mal utilizzi) il tuo tempo.

Per fare questo un modo utile consiste nell’utilizzare una time log. Una time cosa?  Nel nostro caso una time log è un  registro sotto forma di grafico o tabella per i sette giorni della settimana diviso  in intervalli di mezz’ora (tempo che puoi poi modificare a tuo piacimento e scelta).

Questa tabella può ricoprire l’intervallo di tempo dalla mattina quando ti svegli  alla sera quando vai a dormire,  oppure il  solo orario lavorativo o una specifica fascia di tempo (es. dalle 18 alle 23 di sera).  Valuta tu quale opzione sia meglio a seconda delle tue esigenze.

Nei prossimi 7 giorni ogni mezz’ora annota quello che stai facendo.

Alla fine della settimana esamina la tua time log compilata e poniti le seguenti domande:

Quali sono le azioni che mi fanno perdere maggior tempo?
Ci sono dei periodi che posso usare in modo più produttivo?
In quale momento della giornata ho lavorato in modo più efficace?

Un altro aspetto interessante  è valutare  qual è il momento della giornata in cui funzioni meglio e sei maggiormente operativo.

Molte  persone ad esempio sono più sveglie alla mattina, nel mio caso,  in modo congruente alle mie altre  anomalie 🙂 dopo anni ho riscontrato in modo inequivocabile come la fascia oraria  nella quale  sono più lucido, attivo e sveglio va dalle 23 alle 3 di notte.  Orario ottimo per Nosferatu e i suoi pipistrelli,  un pò meno adatto in una società tarata su orari prevalentemente diurni.

Il compito della time log è quello di darti una visione chiara del modo in cui utilizzi il tuo tempo. Una visione che in genere le persone non hanno perché non sono abituate a monitorare con precisione le attività che fanno. Inoltre ciò che emergerà dalle tue osservazioni sarà importantissimo come base per i passi successivi e per organizzare il tuo tempo in modo più produttivo.

Un’altra ragione per cui molte persone sprecano il loro tempo è perché questo non è diretto verso degli obiettivi chiari.  Per non vagare quindi nella vita senza una destinazione  -da qualche parte comunque approdi, ma magari non era posto che preferivi 🙂 , la seconda cosa da fare è definire degli obiettivi.

Ho già scritto in passato come settare degli obiettivi in modo efficace.

2) A quali attività dedicarsi? Principio di Pareto

Ora che hai fatto chiarezza su quali sono le attività in cui sprechi tempo o hai definito un obiettivo a cui vuoi dedicarti è arrivato il momento di decidere dove incanalare le tue energie. A quali attività dedicarti.

A questo punto un concetto importante riguarda la priorità che hanno le varie attività, infatti  queste non sono  tutte importanti in ugual misura. E qui entra in gioco il principio di Pareto 🙂

Vilfredo Pareto fu un economista italiano che aveva notato come l’80% dei successi arrivasse dal 20% degli sforzi.

Questa constatazione nacque da alcune sue osservazioni, ad esempio notò che l’80% del territorio italiano era posseduto dal 20% delle persone. Divenne in qualche modo ossessionato da questa percentuale, tant’è che la vedeva in ogni cosa. Per esempio, osservò che l’80% dei piselli nel giardino veniva dal 20% dei baccelli.

Questo principio divenne poi noto come Principio di Pareto (o regola 80-20).

Il trucco consiste nell’individuare in ciò che fai quel 20% di attività che genera l’80% dei successi. La piccola parte di attività responsabili della maggior parte dei risultati. È improbabile che in quel 20% ci sia postare l’ultimo selfie su facebook 🙂

Come integrare questo principio nelle tue giornate?

Un utilizzo del principio di Pareto suggerito da Harvard Business Review è quello di scrivere le 6 principali attività della giornata, selezionare tra queste 6 quella che si reputa più importante e dedicarle i primi 90 minuti di lavoro della giornata.

Ogni cosa che viene programmata più tardi nell’arco della giornata ha maggiori possibilità di essere interrotta. Rispunta insomma quel  noto motto che mi perseguita sin da quando sono piccolo. Prima il dovere e poi il piacere  🙂

Il tempo è la moneta della tua vita. E’ l’unica che possiedi e che puoi decidere come spendere. Stai attento non permettere ad altri di usarla al tuo posto. Carl Sandburg

3) Affrontare attività complesse con il formaggio svizzero

Una volta fissati degli obiettivi uno dei principali errori che potresti incontrare è rimandare la loro realizzazione e sprecare altro tempo. La causa di ciò spesso si trova nel fatto che potresti trovare quell’obiettivo legato ad un’attività troppo complessa per lavorarci in poco tempo.

Questa è la ragione per cui l’esperto di gestione del tempo Alan Lakein suggerisce la “swiss cheese technique.”

La tecnica del formaggio svizzero

La tecnica del formaggio svizzero è un metodo che consiste nello spezzettare il tempo da dedicare a un’attività in piccoli blocchi di tempo. Questi pezzi di tempo sono paragonati ai buchi del formaggio svizzero.

Se ci sono molti buchi il formaggio sparisce del tutto perché il lavoro è stato fatto, oppure se i buchi sono abbastanza da far sparire una grossa fetta di formaggio sarà più facile finire quello rimasto.  Ho trovato questa tecnica nel libro di Alan Lakein “How to get control of your time and your life”.

Che dopo averlo letto mi ha indotto  ad alzarmi energico  dalla poltrona  e dire: Pulizia del garage hai le ore contate… mò  ti faccio diventare  un pezzo di emmental 🙂

4) Un buon consiglio: Impara a dire no.

Un’abilità che molte persone di successo possiedono è la sottile arte di dire no a quelle attività che non sono tra le priorità. Saper dire di no ti consente di focalizzarti sulle cose veramente importanti. Hai solo 24 ore in un giorno e se non impari a dire no alle cose che non sono importanti le priorità delle altre persone prenderanno il sopravvento sulle tue e sarai sommerso da impegni e progetti di altri.

Come se non bastassero i propri 🙂

Come prima cosa devi convincerti che tu e le tue priorità siete importanti e questa per molti è probabilmente la parte più difficile nell’imparare a dire no. Un’altra cosa importante è capire che dire di no non significa essere scortesi (se lo si fa con i giusti modi) ma saper mettere i paletti e far valere se stessi. Detto in una sola parola: avere più assertività.

Impara  quindi a dire no a tutti quegli impegni che ti sembra di essere obbligato a dover fare. La cena aziendale, il raduno di ex compagnie, ….

Certo come  introverso “inside”  ti ho citato solo eventi sociali 🙂  ma scommetto che anche tu hai una bella lista di impegni ed eventi che sistematicamente ti fanno perdere un sacco di tempo, dove non ti diverti ma che per un motivo o per un altro ti trovi “costretto” a fare e, spesso, in cui le priorità degli altri prendono il sopravvento sulle tue.

“La più sorprendente scoperta che ho fatto subito dopo aver compiuto sessantacinque anni è che non posso più perdere tempo a fare cose che non mi va di fare!” (dal film La grande bellezza)

5) Uno sguardo dal futuro.

Poiché stiamo parlando di gestire al meglio il tempo della tua vita è preferibile che questo sia speso al meglio e per attività o obiettivi che siano per te importanti.

Bisogna però considerare che ciò che reputi importante ora potrebbe non esserlo più tra 5, 10 anni, oppure  al contrario  attività che ora consideri influenti potrebbero invece assumere un impatto superiore  se viste da una prospettiva futura.

Tra una settimana, guardandoti  indietro, quali  attività  saranno state  più utili e determinanti nel farti raggiungere  i tuoi obiettivi e stile di vita ideale? E tra un mese? Tra un anno? Tra 5 anni?

Per concludere.

Il tempo è la tua risorsa più preziosa,  non puoi fermarlo o rallentarlo.  Puoi  però fare molto per evitare di sprecarlo  e utilizzarlo al meglio. Anche perché,  come recita un detto:”Se il tempo fosse soltanto oro…, potresti anche permetterti di perderlo. Ma il tempo è vita, e tu non sai quanta te ne resta.  

Cosa ne pensi? Tu senti di gestirlo bene il tuo tempo? Fammi sapere il tuo pensiero  sullo scorrere nel tempo nei commenti 🙂

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P.S. La realizzazione di questo articolo ha richiesto circa 2 giorni, tempo che ho sottratto dal mio passatempo preferito: difendere la terra dalle minacce aliene:-) Se hai trovato l’articolo utile e vuoi ringraziarmi per il tempo che ti ho dedicato, condividilo utilizzando i pulsanti sottostanti.

A presto